Scopri come gestire le figure esterne in base al tipo di collaborazione.
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Prerequisiti:
Posso gestire i collaboratori esterni su wethod?
Se avessi un penny per ogni persona che ce l’ha chiesto, ora vi scriverei dal nuovo headquarter di wethod alle Maldive.
Per questo è arrivato il momento di raccontarvi come configurare queste persone nel sistema in base al tipo di collaborazione.
Supponiamo che voi abbiate una figura esterna all’azienda che coinvolgete nei progetti saltuariamente, il fumettista Franco.
Franco crea per voi storie e illustrazioni meravigliose, ma viene coinvolto solo su qualche progetto, al bisogno. In questo caso, non vi servirà pianificarlo e nemmeno fargli fare il timesheet, perciò non sarà necessario inserirlo come risorsa interna a wethod.
Quindi, se già conosci il prezzo della sua prestazione occasionale, dovrai semplicemente inserire nel budget la quota di costi esterni corrispondente, con un eventuale markup, o comunque farne una stima.
In seguito il PM potrà creare ed inviare un ordine di acquisto all’inizio della collaborazione nella pagina Orders e, quando avrete ricevuto i vostri fumetti belli e soddisfatti, potrà approvare il pagamento. La persona che riceverà via mail la richiesta di ordine (ricordati di inserirla nella sezione Email-Bot dei company settings) e vedrà lo status Approved saprà quindi di poter pagare Franco a prestazione conclusa.
Se vuoi ripercorrere il flusso di ordini puoi vedere il seguente video tutorial:
Un altro scenario è invece quello in cui un freelance collabori con voi in modo abbastanza continuativo. Per esempio Daisy, la programmatrice che viene spesso coinvolta nei progetti quando avete il bisogno di esternalizzare le fasi di sviluppo.
In questo caso, soprattutto se lavorate con più figure di questo tipo, avrete probabilmente la necessità di conoscere la loro disponibilità e quindi doverli pianificare. Ugualmente potreste aver bisogno di sapere quante sono le ore spese da Daisy sul progetto e quindi chiederle di fare il timesheet.
In questo caso, prima di invitare Daisy dentro l'ambiente di lavoro, dovrai aggiungere un livello e un ruolo dedicati alle figure esterne.
Ricordiamoci innanzitutto qual è la differenza tra livello e ruolo su wethod:
Ora che sai come fare, nei company settings, aggiungi un livello chiamato “External” ed assegna 0 come costo giornaliero, 0 come rate di vendita giornaliero e spunta la casella is external.
Nei permission settings, aggiungi un ruolo chiamato “External” e spunta i permessi da dare a quel ruolo, per esempio potresti voler far vedere a Daisy solamente il planning e il timesheet. Ora puoi quindi invitare Daisy a collaborare su wethod.
A questo punto potrai aggiungere nel budget di progetto, sotto il livello External, le giornate che servono a Daisy per la fase di sviluppo (che verranno contabilizzate a costo e rate 0) e aggiungere sotto la colonna External cost la quota di costi esterni corrispondente alla prestazione di Daisy, con l’eventuale markup.
Puoi quindi emettere l’ordine di acquisto come spiegato prima per Franco.
Un ultimo caso è quello in cui abbiate dei liberi professionisti che lavorano organicamente nell’azienda in modo continuativo.
Questo è lo scenario più ovvio, perchè verranno considerati come se fossero dei dipendenti interni all’azienda. Andranno quindi invitati dentro l’ambiente wethod come tutti gli altri membri del team, saranno contabilizzati tra i livelli professionali nei company settings e ad ognuno di loro verrà associato il giusto ruolo.
Infine non dimenticarti di inserire il loro costo annuale tra i Payroll, per avere una proiezione economica realistica e significativa.
Se vuoi scoprire di più sul conto economico di wethod puoi guardare il video qui sotto.
