Facciamo finalmente un po’ di chiarezza sulle attività che il PM deve svolgere a fine settimana per tenere in ordine i progetti su wethod, ovvero:

‍"Cosa devo fare il venerdì pomeriggio prima di chiudere il PC e andare a godermi il weekend?"

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Indicare quante ore si è lavorato sui progetti: il Timesheet

Questa è un’attività molto semplice, l’unico limite è certamente la nostra memoria: come ricordarsi il tempo passato sui diversi progetti?

• C’è il meticoloso, che a fine di ogni giornata segna sul timesheet le ore svolte per ogni attività e magari ci aggiunge anche le note;
• C’è l’organizzato, che il venerdì riporta a consuntivo tutte le riunioni del calendario, aggiungendo le ore rimanenti trascorse sulle altre attività;
• C’è lo sbrigativo, che passa gli ultimi 10 minuti del venerdì a fare una stima approssimativa sui vari progetti (piutost che nient l'è mei piutost);
• E infine c’è lo stordito, che si dimentica di fare il timesheet e viene ripreso il lunedì mattina; punizione: brioches in ufficio per tutti! 
  

Insomma fallo un po’ come ti pare, basta indicare le ore realmente lavorate sui progetti: se per esempio hai lavorato più giornate del previsto, confrontati con il PM perché potrebbe essere necessario fare un write-off del budget. 

Quindi la morale è: il planning può essere d’aiuto, ma non va sempre riportato fedelmente, altrimenti che senso avrebbe?

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Stimare il progresso di ogni progetto gestito: il Project Status

L’attività che il PM deve svolgere insieme al timesheet il venerdì è il project status: a che punto siamo col progetto? 

Se non si hanno abbastanza informazioni per fare questa stima, la soluzione migliore è chiamare la ciurma sotto coperta e fare 5 minuti di allineamento. L’informazione importante è capire quanti giorni mancano per finire le attività.* 

Anche in questo caso, è sbagliato fare riferimento al planning e sottrarre le giornate pianificate a quelle rimaste a budget, perché non è detto che tutti abbiano lavorato quanto stimato, né che il progetto sia avanzato della stessa percentuale. 

Se ancora la questione non ti è chiara, qui c’è un video che spiega come fare queste prime due attività:

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*Tip: struttura bene il budget in aree, sarà più semplice stimare l’avanzamento per ogni fase del progetto utilizzando l’opzione edit by area del project status.

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Aggiustare il piano di produzione

Aggiustare il piano di produzione è l’attività che richiede più tempo e concentrazione, due elementi che spesso scarseggiano il venerdì pomeriggio. Ma vediamo insieme qualche trucchetto.

Per prima cosa il piano di produzione va inserito quando si vince un progetto. Se non ti ricordi come funziona, puoi guardare questo video tutorial:

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E’ importante controllare almeno una volta al mese che il piano di produzione rispecchi la pianificazione delle risorse; il nostro suggerimento è di aggiornarlo settimanalmente, ma questo dipenderà da quanto è importante per voi una previsione accurata dei ricavi di vendita. 

Ok bene, ma come capisco quando aggiornarlo? 

1. Per prima cosa pianifica tutte le giornate rimaste a budget (per i progetti lunghi, dove difficilmente pianificherai con un anno di anticipo, è utile fare una stima del piano di produzione per avere una proiezione dei ricavi a lungo termine, che dovrà essere aggiornata con l’avanzamento del progetto)
2. Ragiona a giornate: che percentuale di budget hai messo su ogni mese? Per saperlo conta il numero di giornate pianificate sul planning e dividile per il numero totale di giornate a budget. 
   
   Esempio: a novembre sono pianificate 18 giornate per un progetto che ne ha a budget 50 → 18/50= 0,36 → controlla se nel production plan sul mese di novembre è inserito il 36% della produzione ed eventualmente correggilo.
   
   

A fine mese ricordati di controllare gli aggiustamenti: wethod aggiorna il piano di produzione del mese passato con l’effettivo valore prodotto, che ricava dal project status. 

Esempio: riprendendo il progetto di prima, se nel project status è stato registrato un avanzamento del 31% a novembre, wethod segnalerà sul production plan un 5% in meno di produzione, che suggerirà di aggiungere al mese successivo. Se l’aggiustamento è corretto, conferma il nuovo piano di produzione cliccando sulla spunta a destra, altrimenti ridistribuisci la produzione sui corretti mesi di competenza. 

Spazzare via gli alert

A questo punto dovrebbe essere tutto sistemato. Per esserne sicuro, vai nel tuo Desk e controlla di non avere alert rimasti: questi avvisi ti segnalano errori o incongruenze di diversa gravità. Fai fuori almeno quelli rossi e quelli gialli, cliccando sul simbolo del libro e leggendo la spiegazione nel Support: qui è wethod che ti spiega come risolvere l’errore!

A volte puoi trovare qualche suggerimento tra quelli blu, ad esempio: project status al 100%, perchè non archiviare il progetto? 

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Il nostro consiglio per tenere tutto in ordine? Wethod hour!

Se trovi difficoltà a convincere il team a svolgere queste attività, una buona soluzione è la wethod hour: blocca ad ogni persona una mezz’ora tutti i venerdì pomeriggio, ogni 2 settimane o almeno una volta al mese, e create dei gruppi di 2 o 3 componenti in cui coinvolgere almeno un PM. In questo modo i membri del team potranno confrontarsi con persone più esperte, valutare insieme i progressi fatti e sistemare i dati su wethod.