Attivare un sistema come wethod richiede molto meno tempo (e sbattimento) di quello che si pensa. Con qualche vostra riflessione e un paio di nostri consigli, basterà poco per configurare la compagnia: giusto un po’ di convinzione e una mezz’oretta senza distrazioni. 

Quindi bando alle ciance, iniziamo! 

Accedi ai company settings cliccando sul bollino in alto a sinistra. 

Come vedrai, l’account è già configurato su dei criteri standard, che possono essere modificati e personalizzati. 

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1. USER LEVELS

Il primo aspetto da decidere è relativo ai livelli degli utenti, ovvero i diversi livelli professionali delle persone operative sui progetti all’interno della tua azienda. Queste informazioni verranno usate in fase di budgeting per determinare il costo e il prezzo di vendita di un progetto in base a chi verrà coinvolto. Devi quindi creare dei gruppi di persone che hanno un costo simile per l’azienda e fare la media per ogni gruppo (per sapere il costo giornaliero dividi il costo aziendale per 220 giorni).

Il limite massimo è di 8 livelli: un numero elevato di livelli comporta un budget e una pianificazione più strutturati, con 3-4 livelli si ha un sistema più flessibile. Nella sezione Pricelist sarà possibile stabilire rate diversi in base ai clienti, per il momento vi suggeriamo di procedere con una configuarazione snella e focalizzarvi sui daily cost e dailty rate standard.

Tip: se la vostra azienda è composta da 5 a 20 persone probabilmente 4/5 livelli sono più che sufficienti!

Per ogni livello configura:

• Nome: aggiungi un livello o clicca sul nome di uno esistente per modificarlo.
• Codice: una semplice abbreviazione del nome.
• Daily Cost: il costo medio a giornata.
• Daily Rate: il prezzo di vendita medio a giornata. (Dopo aver inserito per la prima volta i daily rate, potrai modificarli nuovamente solo dalla sezione Pricelist nel CRM)
• Chargeability Target: è un obiettivo di ore da lavorare su progetti chargeable.
• Is External: se hai dei collaboratori esterni con cui lavori periodicamente, aggiungi un livello con il nome “Esterno”, assegna costo 0 e rate 0 e spunta questa casella (inserirai in ogni budget di progetto il costo specifico di quella persona come costo esterno).
• Must be planned: se evidenzi questa casella, le persone appartenenti a questo livello riceveranno un alert, ovvero una notifica, quando non saranno pianificate su alcun progetto. Consiglio: spunta per tutti tranne gli esterni, perché solo se tutti pianificano quando sono occupati si può capire la disponibilità di chi è libero. 
• Must do timesheet: se evidenzi questa casella, le persone appartenenti a questo livello riceveranno un alert quando si dimenticano di fare il timesheet. Consiglio: spunta per tutti tranne gli esterni, così avrai dei report di progetto aggiornati sul consumo reale di budget.

N.B. Se si modificano i livelli, il budget mostrerà i nuovi livelli solo quando lo si rimanda in bozza. Questo perché la versione precedente conserva le informazioni relative alla vecchia configurazione dei livelli.

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2. JOB ORDER CATEGORIES

Un secondo criterio importante è definire le categorie dei progetti di cui si occupa normalmente la tua azienda. Ogni categoria è associata ad un colore che ti aiuterà a visualizzare in modo intuitivo la natura dei progetti su cui il team sta lavorando in un certo periodo. Ogni categoria si porta dietro diverse peculiarità. Infatti pensa a queste categorie come delle etichette per identificare i progetti con diverse caratteristiche: ad esempio se un progetto ti porta dei ricavi (es: client o billable) o se è un investimento interno sulle tue risorse (es: Ricerca e Sviluppo) o ancora se è di preparazione a una proposta (es: Pre-sale). 

Tip: Vi consigliamo a tal proposito di creare due categorie di progetti clienti: ricorrenti e one shot. In questo modo potrete settare l’avanzamento dei progetti ricorrenti in maniera automatica, mentre per i progetti one shot sarai tu ad indicare a che punto siete dei lavori. (vedi la voce Project status)

Per ogni categoria inserisci:

• Color: clicca sul pallino colorato e scegli il tuo preferito.
• Type: modifica quelle esistenti con le categorie più adatte alla tua azienda. Scegli tu quante averne.
• Chargeable: spunta le caselle delle categorie di progetti che ti portano dei ricavi, in poche parole quando fatturi.
• Everybody can plan: decidi quali categorie possono essere pianificate da tutti, anche da chi non è responsabile o operativo su quel progetto. Consiglio: spunta questa casella solo per l’ultima categoria già pre-impostata come off, così ognuno potrà segnare autonomamente sul planning quando è in ferie o in malattia.
• Unlimited planning: spunta questa casella se vuoi permettere ad alcune categorie di pianificare le persone illimitatamente su quei progetti (e quindi di sforare il budget). Consiglio: nessuna spunta, il budget andrà modificato ma non dovrebbe poter essere sforato.
• Workable: sono le categorie di progetto dove si lavora, quindi tutte tranne off.
• Must be in program: spunta la casella se vuoi che tutti i progetti di quella categoria debbano essere per forza inclusi in un programma, ovvero in un gruppo di progetti.
• Invoice driven budget: spunta la casella per le categorie il cui budget verrà copiato dalla fattura (per esempio per progetti Time&Material). 
• Capex: spunta la casella per la o le categorie che rappresentano i costi da capitalizzare.
• Won/Lost Feedback: puoi attivare questa funzionalità per quei progetti a cui vuoi dare un feedback in caso di perdita (probabilità 0%) o vincita (probabilità 90%) e avere una reportistica aggiornata sulla tua performance di vendita. Se spunti la casella, più avanti deciderai i criteri di feedback.
• Track Opportunity Stage: spunta per le categorie di opportunità per cui vuoi tracciare lo stage (configura i criteri successivamente nella sezione Pipeline)
• Group by: scegli quali categorie vuoi raggruppare per una reportistica semplificata (puoi configurare i gruppi nella prossima sezione, ma serve solo se hai tante categorie diverse)
• Project status: ogni venerdì il project manager deve aggiornare il progresso dei progetti di cui è responsabile. Decidi con quale unità di misura dovrà valutare il progresso delle diverse categorie, cliccando sulla casella e scegliendo tra giorni mancanti al completamento (quanti giorni mancano alla fine del progetto?), automatico (il progresso procede automaticamente di 5 giorni ogni settimana), o percentuale completata (quanto è avanzato rispetto allo 0% di partenza?).

Le modalità work days to complete e completed percentage servono entrambe per indicare settimanalmente lo stato di avanzamento dei lavori. Quindi potete scegliere quella che risulta più intuitiva per voi. Solo nel caso di automatic wethod aggiornerà l’avanzamento secondo una logica di equi-distribuzione. 

‍In questa sezione abbiamo menzionato la probabilità di vincita o perdita di un progetto. Se vuoi comprendere a pieno perchè wethod utilizza questa logica nella stima dei progetti, guarda il breve video qui sotto. 

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3. JOB ORDER CATEGORY GROUPS

Questa funzionalità può essere utile se avete tanti progetti, ma soprattutto tante categorie di progetto (Job Order Categories) e serve infatti a raggruppare diverse categorie per semplificare la reportistica per risultati più concisi ed intuitivi. 

4. EMAIL BOT

Inserisci le mail delle persone a cui wethod manderà le richieste di fatture, ordini e viaggi ed il nome della persona o dell’ufficio di riferimento. Puoi aggiungerne più di uno cliccando a destra su + email address. Nella fase di invio fatture/ordini/travels sarà possibile selezionare solo 1 indirizzo. Per cui nel caso in cui voglia mandare la mail a più persone conviene creare una mailing list.

N.B. E’ importante la voce inserita nella colonna ALIAS/OFFICE sia sempre diversa dalle altre

5. PROJECT TYPES

Le tipologie di progetto servono per categorizzare in modo qualitativo i progetti su cui normalmente lavora il team. Non sono obbligatorie, ma servono per tracciarne la produzione di gruppi e sottogruppi di progetti. 

Clicca su + project type ed aggiungi le tipologie più adatte alla tua organizzazione: Inserisci il nome, la macro-tipologia, quindi il gruppo di riferimento e un’etichetta, per esempio una sigla.

Qui sotto trovi un esempio di tipologie utilizzate da una società di consulenza. 

Sei non hai capito la differenza tra project type e job order category, puoi guardare il video qui sotto per chiarirti le idee. 

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6. TIMESHEET

Questa è la sezione relativa al timesheet, ovvero alla pagina di wethod dove consuntivare a fine settimana le ore lavorate sui progetti. Noi ti consigliamo di non spuntare nessuna di queste caselle, così rimarrà il timesheet tipo standard: settimanale, veloce ed intuitivo. In alternativa puoi scegliere:

• Automatic: wethod compila il timesheet in modo automatico ogni weekend, riportando per ogni persona le ore pianificate sui progetti ( non quindi quelle davvero lavorate, quelle pianificate)
• Detailed: è un timesheet molto dettagliato, aggiornabile ogni giorno e su aree specifiche di un progetto invece che sull’intero progetto

7. PROJECT

Configura alcune caratteristiche relative ai progetti:

• Required Contact: spunta la casella se vuoi che sia obbligatorio inserire il contatto di riferimento del cliente ogni volta che qualcuno aggiunge un nuovo progetto.
• Required Job Order: spunta la casella se vuoi che l’ordine di commessa compaia non solo nell’ overview del progetto, ma anche nella pagina del Timesheet e del Project Status.
• Wasted hours: se è presente il flag sarà attivo il meccanismo delle wasted hours.  (Vi consigliamo in fase iniziale di non attivarle per non impattare la marginalità dei progetti)
• Value as unit: se è presente il flag il valore dei progetti sarà espresso nelle varie visuali (eccetto il budget) in migliaia e non in unità.

‍Se hai ancora qualche dubbio sull’attivare o no le wasted hours, guarda il video qui di seguito per capire meglio il loro funzionamento. 

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8. PIPELINE

Aggiungi o modifica i criteri di valutazione dello stage in un'opportunità (Won e Lost non possono essere eliminati). Puoi tenere traccia dell'andamento di ogni opportunità nella Pipeline Opportunities.

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9. BUSINESS UNITS

Questa funzionalità ti è utile solo se ci sono più business unit all’interno della tua azienda. Ti consente di associare membri del team, progetti ed insight alle diverse aree operative. Se è così clicca su enable e imposta:

• Default BU for filters: clicca su All e scegli l’impostazione predefinita su come filtrare le varie pagine di wethod, puoi scegliere tra il filtro per BU dell'utente o l’opzione All che mostra tutto (nessun filtro).
• Cross-BU markup: imposta il mark-up applicato al costo delle persone che lavorano per una BU diversa.

Quindi aggiungi le Business Unit cliccando su new business unit.

🎉🎉 Il primo step per la configurazione del tuo account è terminato. 🎉🎉

Per ottenere l’ambiente di lavoro perfetto per la tua azienda manca solo un ultimo step: Wethod set up: configurare i permessi del team. 

Se hai dubbi, richieste di assistenza o hai bisogno di una consulenza sulla configurazione del tuo account contattaci a info@wethod.com, saremo felici di aiutarti!