Ti sveliamo un trucco per convincere la squadra ad utilizzare il planning.
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Prerequisiti: Pianifica il team
Una delle problematiche che sentiamo più spesso dalle persone che utilizzano wethod o che vorrebbero utilizzarlo è proprio la difficoltà di pianificare le risorse.
“I ragazzi del team si dimenticano di pianificare e alla fine perdo tempo a chiedere chi è disponibile per i nuovi progetti.”
“Spesso sforiamo i budget ma, poiché nessuno pianifica i progetti, lo veniamo a sapere troppo tardi!”
“Sarebbe bello poterci fare affidamento, ma tanto da noi il planning non lo utilizza nessuno.”
Se rivedi la tua organizzazione in queste frasi, non preoccuparti, non siete gli unici: trovare un metodo per incentivare il team ad utilizzare il planning con anticipo e in modo continuativo non è banale. Anzi ammettiamolo, è spesso considerata un’attività con poco valore aggiunto, non indispensabile, seccante, insomma poco cool.
Anche da noi all’inizio era così, ma siamo riusciti a trovare una soluzione non convenzionale, per cui ora abbiamo un planning da fare invidia all’inventore di tetris.
Tra poco ci arriviamo, ma prima facciamo un passo indietro.
Ce lo avrai già sentito dire: wethod gira bene se gira bene il planning, farlo funzionare è fondamentale.
Il motivo è che deve riuscire ad esprimere il concetto di scarsità di risorse. Deve far capire a chi lo guarda che ci sono poche persone disponibili e che bisogna sbrigarsi ad allocare loro il progetto se si vuole avere la certezza che siano loro a lavorarci. Da qui si creerà un sistema che si autoalimenta, perché tutti, notando la poca disponibilità degli altri, si ricorderanno di pianificare con anticipo.
Al contrario, se il planning è vuoto sembrerà che ci siano risorse infinite e che tutti siano disponibili, perciò non ci sarà l'incentivo a pianificare. Il planning non sarà rappresentativo della reale situazione di saturazione delle risorse e non sentirete l'urgenza di utilizzarlo. Questo porterà sicuramente ad una scarsa organizzazione e ad una minore produttività. Il rischio è di impegnarsi in troppi progetti, di svolgere inevitabilmente un lavoro di qualità minore e di ritrovarsi a gestire i cosiddetti colli di bottiglia, che detto tra noi è meglio avere a cena il sabato sera invece che il lunedì mattina al lavoro!
Il nostro consiglio è di avere almeno un 70% di pianificazione sulle settimane successive, così avrete una rappresentazione chiara dell’attività programmata del team.
Se vuoi sapere com'è semplice pianificare le risorse su wethod, ti basterà guardare il video qui sotto.
Uno stratagemma semplice che con noi ha funzionato è trovare qualche progetto interno che riguarda attività importanti, ma anche ausiliarie, e usarli per pianificare le persone libere, così da creare una situazione di scarsità. A quel punto i vari responsabili di progetto non abituati a pianificare si troveranno con un team saturo di lavoro e saranno costretti a pianificarlo per il primo periodo disponibile. Da lì si instaurerà una reazione a catena per cui sentiranno l’urgenza di predisporre le risorse con anticipo.
Un’altro consiglio? Attiva nei company settings la funzione wasted hours: questo ti permetterà di contabilizzare, nel consumo di budget di progetto, le ore pianificate su progetti chargeable, ma che per qualche motivo non sono state lavorate; insomma le ore sprecate! Per capire meglio il concetto di wasted hours, puoi guardare questo video tutorial:
