Trovare un modello più comodo si può

AKQA è un'azienda di innovation consultancy, inglobata nel gruppo WPP. Come agenzia di brand experience design promuove l'applicazione creativa di arte e scienza, per creare coinvolgenti campagne, prodotti, servizi e spazi.

Umberto Basso è da quattro anni l’Amministratore Delegato di AKQA Italia e gestisce team multidisciplinari e attivi in diversi studi.

Il team di Akqa Italy è composto da circa 200 persone ed il loro modello organizzativo è passato di recente da una struttura gerarchica ad un modello distribuito. Nel passare da una singola unit con practice divise per competenze (creatività, strategia, design, etc.) ad un modello a matrice, l’adozione di un sistema che facilitasse questo cambiamento è stato fondamentale.

L'obiettivo dell’azienda era diminuire le operazioni di staffing,  incentivare la partecipazione a più progetti e di indirizzare ciascuna unit verso il raggiungimento di obiettivi specifici e concordati ad inizio anno.

Umberto Basso racconta come il cambiamento più grande per raggiungere questo obiettivo sia stato snellire e ridistribuire le attività di operation all'interno del team. La peculiarità del team di AKQA Italia è quindi che ad oggi le quattro unit incorporano al loro interno anche la gestione della pianificazione.

Partendo con una fase pilota, il team di AKQA ha analizzato quali variazioni attuare sia dal punto di vista organizzativo che di impostazione dei processi, confrontandole con le caratteristiche di wethod al fine di trovare il matching perfetto.

“Eravamo in una fase in cui stavamo definendo il nostro modello organizzativo, per cui invece di partire da un modello e cercare di adattare del tutto un nuovo software, ci siamo ispirati ad alcune delle peculiarità di wethod per modellare i nuovi flussi. ”

Umberto Basso, Managing Director in AKQA

Il modello organizzativo adottato da AKQA Italy è quindi di tipo distribuito: non c'è una figura dedicata alla pianificazione, ma c'è un ruolo che viene assegnato temporaneamente al supporto alla pianificazione di una unit. È un ruolo che scade e che può essere affidato a tutti, dai Project Manager, agli Strategist, ai Content Designer, ai Video Maker.

Prima di adottare questo sistema distribuito, reattivo e trasparente, il team di AKQA Italy aveva ben in mente di risolvere una necessità: la mancanza di una conoscenza condivisa rendeva difficile reperire le informazioni e le persone si scoraggiavano, non riuscendo a raggiungere i propri obiettivi. Il risultato era correre ai ripari prima che fosse troppo tardi.

wethod invece si è dimostrato essere un sistema che restituisce i dati in maniera democratica a tutti, eliminando il problema dell'interpretazione dei dati che rischia di causare meccanismi di sfiducia.

“Il beneficio più bello, il più alto e nobile che wethod ha portato in azienda è la fiducia."

Umberto Basso, Managing Director in AKQA

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Per il team di AKQA Italia la fiducia si concretizza nella consapevolezza condivisa in ogni unit di poter raggiungere i risultati voluti anche in autogestione, senza dover ricorrere al team finance che li guidi costantemente.

Un ulteriore beneficio che percepiscono è l’esperienza: oggi le persone hanno raggiunto un livello di conoscenza tale da riuscire a governare correttamente la pianificazione anche avendo meno esperienza rispetto al team  che aveva come unico compito quello di gestirlo in precedenza.

“wethod mi aiuta a prendere decisioni in modo tempestivo, ad esempio posso capire se c’è bisogno di essere più propositivi, se c’è la necessità di essere più reattivi, se serve sviluppare business organico o cercare clienti del tutto nuovi”

Umberto Basso, Managing Director  in AKQA

Questo nuovo modello di business ha portato anche ad un maggior grado di fiducia da parte dei top manager verso il team. Come CEO di AKQA Italia, Umberto Basso ha raccontato di non sentire il bisogno di monitorare personalmente lo stato di avanzamento dei progetti o delle trattative, poiché riceve frequentemente queste informazioni già da altre persone di cui si fida. Il motivo è che grazie a wethod le persone riportano settimanalmente l'andamento di pipeline e di progetti con una buona conoscenza della situazione attuale e soprattutto con un basso margine di incertezza.

“Dati in tempo reale e trasparenza fanno parte del cambiamento importante che ogni azienda dovrebbe intraprendere, potrebbe sembrare un’utopia, ma per noi è realtà.”

Umberto Basso, Managing Director  in AKQA

Umberto Basso spiega come questi due aspetti sviluppano la potenzialità di trovare soluzioni in persone che normalmente non le cercherebbero nemmeno, perché non hanno evidenza di dati che sono normalmente riservati. Un esempio è l'avversione da parte dei ruoli più creativi nel preoccuparsi dei budget. Se ad un creativo si impone un budget, lo vedrà come un ostacolo tra sé stesso e il successo, senza capire che il problema era probabilmente l’ambizione spropositata rispetto a ciò che aveva a disposizione.

A distanza di un anno invece, all’interno del team di AKQA, una delle persone più sensibili ai budget è uno dei direttori creativi dell’azienda, che si preoccupa per primo che le idee che il team sta sviluppando siano compatibili con le risorse disponibili.

“Condividendo dati apparentemente riservati, anche il ruolo più creativo sviluppa una propria consapevolezza, vedendo il budget di progetto non più come un limite, ma come uno degli ingredienti con cui sviluppare la creatività.”

Umberto Basso, Managing Director  in AKQA