One Works è uno studio di progettazione internazionale di più di 120 persone che opera nel settore dell’architettura, ingegneria e urbanistica. 

Tra le figure che gestiscono il team distribuito tra le diverse sedi di Milano, Venezia e Roma, Camilla Levorato è responsabile del PMO e Paola Caccia Dominioni è direttore delle risorse umane e del controllo qualità. 

Nell’ultimo anno infatti One Works ha inserito la divisione PMO per diffondere la cultura del project management in azienda, condividendo processi e principi comuni per migliorare la gestione dello studio. Questa novità fa parte però di un percorso di cambiamento culturale più ampio, nato tre anni fa dalla necessità di semplificare i processi organizzativi e rendere le persone più consapevoli dell’andamento dell’azienda. 

Prima di wethod usavamo un gestionale tipico delle società di progettazione, in cui carichi le ore imputabili alle diverse commesse e basta, ma non era intuitivo né aperto, non mi dava un ritorno immediato. 

Camilla Levorato, Responsabile PMO

Una delle principali criticità era conoscere l’andamento del business in modo continuativo e frequente, sia per organizzare in modo efficiente i team di lavoro, sia per costruire in modo realistico i budget dei clienti.  

Tra i prerequisiti della ricerca di One Works c’era quindi una piattaforma già completa che potesse restituire i dati di monitoraggio tempestivamente, ma anche con un’interfaccia intuitiva che semplificasse l’interazione con l’utente. 

“wethod è incredibile, è un prodotto molto user-friendly e facile da usare, richiede poco impegno per inserire e aggiornare le informazioni e così dà un riscontro immediato sull’andamento dell’azienda.”

Camilla Levorato, Responsabile PMO

Tuttavia l’obiettivo non era solo migliorare il monitoraggio del portfolio progetti, ma anche incoraggiare un cambiamento culturale all’interno del team. Un cambiamento importante è stato infatti introdurre un metodo per la pianificazione delle risorse, attività non sempre semplice per gli studi di progettazione. Conoscere la distribuzione dei progetti e il grado di saturazione delle risorse ha portato ad una maggiore efficienza, ma il vero cambio di mindset è stato dettato dall' avere una piattaforma in cui l’allocazione delle risorse fosse già integrata con le commesse. Questo permette infatti di fare in anticipo ciò che solitamente si fa a consuntivo e quindi prevedere le criticità prima che accadano.

“Grazie ai dati in tempo reale, i PM sono consapevoli che devono ridurre al minimo la produzione su un determinato progetto perché si sta già andando fuori budget; è un aiuto molto importante per attuare un cambiamento culturale e per dare a tutti una visione più completa”

Paola Caccia Dominioni, Responsabile HR e qualità

Per One Works l’importanza era avere uno strumento che supportasse la direzione e la visione dell’azienda: la direzione dello studio ha presto acquisito la consapevolezza che adottare un sistema più aperto li avrebbe portati a fare un salto di qualità sulla cultura del dato. 

Oggi infatti ogni team di progetto all’interno di One Works ha accesso a due pagine di fondamentale importanza per la buona riuscita dei progetti: il canvas e il report. 

In primo luogo il canvas di progetto è diventato il punto di riferimento dove trovare tutte le principali informazioni di progetto ed è anche la base per ogni kick-off meeting. 

“Insieme alla timeline, il canvas aiuta il team a non perdere tempo in riunioni o messaggi di aggiornamento, perché tutti sanno dove trovare le informazioni necessarie ed è utilissimo a livello di condivisione, controllo e pianificazione”

Camilla Levorato, Responsabile PMO

Camilla Levorato racconta inoltre come grazie alla condivisione del report di progetto sia migliorata la consapevolezza di ogni membro del team, che ad oggi riesce a comprendere in modo immediato il valore delle ore lavorate. Oggi il controllo è diretto e semplice, sia dal punto di vista economico che finanziario, e grazie a questa pagina riassuntiva dell’andamento del progetto il monitoraggio è diventato più veloce e comprensibile per tutti.

“Di prodotti di gestione ne ho visti tanti, ma wethod ti dà il controllo in maniera immediata e facile: perfino un bambino di 7 anni riuscirebbe a capirlo!”

Camilla Levorato, Responsabile PMO

Un’altro aspetto interessante raccontato da Camilla Levorato e Paola Cacciadominioni è che la gestione del team di One Works dalla fase di lesson-learned successiva alla chiusura del progetto. Questa è fondamentale per individuare i punti di forza del progetto, da riportare in quelli futuri, e gli errori commessi da non ripetere. Per migliorare questo processo è stato utile adottare il sistema di performance review incluso in wethod, con cui riescono ad individuare aree di miglioramento e persone che hanno più bisogno di supporto, nonchè a monitorare l'avanzamento di skill individuali. 

“Anche la funzionalità di valutazione del progetto in chiusura è molto interessante, perché vai subito a identificare quei progetti dove qualcosa non ha funzionato e quindi, quando si fa la riunione di lesson-learned e de-briefing, hai uno strumento che ti guida.”

Paola Caccia Dominioni, Responsabile HR e qualità