Essere produttivi ed efficienti sul posto di lavoro può essere impegnativo quando si devono gestire più attività contemporaneamente. Dalla gestione delle riunioni alla pianificazione delle risorse, fino all'analisi dei report, l’intero processo può risultare opprimente. Per gestire efficacemente il tuo carico di lavoro, hai bisogno di strumenti di gestione dei progetti.
Secondo un sondaggio di Wellingtone, solo il 23% delle aziende utilizza software di gestione progetti. Questo potrebbe essere dovuto al fatto che scegliere il miglior strumento di gestione progetti può essere un compito “facile ma difficile”. Facile perché esistono migliaia di software disponibili online, ma difficile se non sai cosa cercare in un software di gestione progetti.
Quindi, quali sono le caratteristiche chiave di un software di gestione progetti? Scopriamole insieme.
Ovviamente, il tuo software dovrebbe essere in grado di supportare le operazioni più comuni nella gestione dei progetti. Queste potrebbero includere (ma non essere limitate a) pianificazione, programmazione, monitoraggio, aggiornamento e persino la gestione dei costi di progetto.
Per rendere tutto più efficace, Wethod utilizza un'unica dashboard di progetto in cui tutto il team può collaborare. Inoltre, puoi visualizzare la roadmap del progetto nel modo più efficace possibile, utilizzando una lista, un Kanban o un diagramma di Gantt.
I progetti solitamente hanno date di inizio e fine, quindi una funzione di pianificazione e programmazione è essenziale. Come project manager, devi essere sempre aggiornato sui progressi del progetto e verificare che il team stia lavorando ai propri compiti. Uno dei vantaggi di un software di gestione progetti è che promuove la trasparenza all'interno dell'organizzazione.
Quando c’è trasparenza, il team è più propenso a comunicare e proporre suggerimenti, il che porta alla caratteristica successiva.
Potrà sembrare banale e scontato, ma un’organizzazione senza comunicazione è come un corpo senza anima. Una comunicazione efficace connette le persone e, più persone riesci a coinvolgere, più la tua azienda crescerà.
Quando scegli un software di gestione progetti, assicurati che renda il flusso di comunicazione semplice. Le funzionalità in questa categoria possono includere chat, inviti al team di progetto, dashboard collaborative, condivisione di file e gestione dei dati dei clienti.
Con Wethod, il sistema utilizza richieste e approvazioni automatizzate, riducendo il tempo speso in chiamate e chat perché il flusso di lavoro del team diventa rapido e intuitivo.
L'obiettivo è garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Il tuo team deve essere aggiornato su ogni progresso, modifica o riunione dell'ultimo minuto. Inoltre, una comunicazione aperta e una collaborazione efficace aiutano a gestire meglio i clienti.
Gestisci ancora tutti i dati dei tuoi progetti su fogli Excel? Un altro sondaggio di Wellingtone ha rivelato che il 35% dei project manager crea piani di risorse utilizzando MS Excel. Sebbene possa sembrare una buona soluzione, non è sempre consigliabile.
Un software di gestione progetti è un'ottima alternativa alla documentazione su Excel. Invece di limitarti a visualizzare formule o costi di progetto in un solo file, perché non accedere a tutti i dati in un unico posto? Con un software come Wethod, puoi trovare attività pianificate e completate, dati dei clienti, fatture aziendali, eventi passati e futuri, risorse di progetto e persino informazioni su carriere e stipendi aziendali.
Non solo puoi accedere rapidamente a tutte le informazioni in un unico posto, ma puoi anche condividerle facilmente con il tuo team. Non è più necessario passare da un documento all'altro o cercare informazioni in più file. Tuttavia, non tutti gli strumenti di gestione progetti includono funzionalità di fatturazione automatica o gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Assicurati quindi di chiedere ai fornitori informazioni su questi aspetti.
Avere accesso a tutti i documenti in un unico posto è utile, ma poter integrare il software con altre applicazioni di terze parti lo rende ancora più efficace. Se conservi dati e documenti in più applicazioni, scegli un software che possa integrarsi con queste piattaforme esistenti. Questo è particolarmente utile se gestisci dati complessi e hai bisogno di uno strumento che permetta un'integrazione fluida e semplice.
Il vantaggio di Wethod è che è già composto da tutti i moduli principali necessari per le aziende che lavorano su progetti: CRM, gestione progetti, analisi del portfolio, HRM, fatturazione e altro. Assicura una collaborazione fluida tra tutti i membri del team e può essere integrato con altri software esterni tramite un servizio personalizzato.
Monitorare la produttività del team e il progresso dei progetti è fondamentale, ma come si può generare un report dettagliato di tutto ciò che è stato osservato? E come essere sicuri che i dati siano accurati? In questo caso, serve un software di gestione progetti con funzionalità di analisi dati, reportistica e monitoraggio delle performance del team.
Avere report e analisi dei dati incoraggia il team a discutere le aree di miglioramento. Come project manager, potrai anche valutare la performance della tua squadra per il prossimo progetto. Inoltre, il software può generare report automatici, semplificando il monitoraggio delle attività.
Wethod offre un ricco modulo di report già pronti, grafici e analisi che forniscono una panoramica sulle performance di vendita, produttività, stato di salute dei progetti e distribuzione del team. Inoltre, due report dedicati riepilogano la settimana e il mese precedenti, così dovrai solo leggerli, senza doverli interpretare. Questo ti aiuta a rimanere sempre aggiornato e a tenere il tuo progetto sotto controllo.
Anche i migliori project manager danno la priorità alla facilità d’uso quando scelgono un software di gestione progetti. Se le operazioni aziendali sono già complesse, non vuoi complicarle ulteriormente con un software difficile da usare, giusto? Un'interfaccia intuitiva ti aiuterà a risparmiare risorse e tempo prezioso.
Scegli un software come Wethod, con un design minimalista, funzionalità intuitive, un'interfaccia drag-and-drop e un supporto tecnico fluido. Inoltre, deve essere accessibile da più dispositivi.
Ora che conosci alcune delle funzionalità e dei vantaggi della gestione progetti, dovresti essere in grado di selezionare il miglior strumento sul mercato. Ogni azienda ha esigenze diverse, quindi è importante definire prima i tuoi obiettivi e piani prima di scegliere un software di gestione progetti.
