Hai venduto un progetto, fatto il budget, stimato le giornate. Il piano è chiaro, i numeri sono dentro, si parte!
Poi succede quello che succede sempre: cambia qualcosa…
Un imprevisto, un feedback del cliente, un ritardo in una fase, una persona che si libera prima o si blocca su un’altra attività. Il progetto prende una piega diversa rispetto a quella che avevi previsto. E tu lo sai. Ma il budget… quello rimane lì, inchiodato alle venti giornate che avevi stimato due mesi fa. Anche se ora te ne servono trenta. O magari solo quindici.
È qui che entra in gioco la budget review: una pratica semplice, che troppo spesso viene evitata, ignorata o rimandata - ma che può salvare l’intero progetto.
Fare una budget review significa aggiornare il numero di giornate previste per un progetto mentre il progetto è ancora in corso.
Non è un’ammissione di colpa. È una presa d’atto.
Lo fai per:
E attenzione: la budget review va fatta anche quando le giornate diminuiscono. Anzi, soprattutto in quei casi.
Se hai stimato un numero diverso di giornate rispetto a quelle che ti servono realmente, aggiornare il budget ti permette di:
La chiave è che il budget racconti la verità, non un’ipotesi scritta mesi prima.
Se stai gestendo un’azienda basata su progetti e non rivedi mai i budget in corsa, è probabile che tu viva in uno scenario simile:
E per chi lavora ogni giorno sul progetto, la frustrazione è ancora più tangibile:
👉 Per il Project Manager, gestire un budget “immobile” è un incubo. Devi far lavorare il team su task non pianificati, “in nero” rispetto al budget. Devi mentire ai numeri o forzare il team a stare dentro limiti irreali.
👉 Per chi lavora nel team, non è più chiaro cosa si debba fare, dove mettere le ore, perché la pianificazione è falsata. Ti chiedono di stare dentro le 8 ore ma il lavoro ne richiede 12, o te lo chiedono il giorno prima per quello dopo.. Il budget non riflette il lavoro vero, quindi il lavoro vero perde senso.
👉 Per chi guida l’azienda, guardare i dati diventa un esercizio di fede. La marginalità non è attendibile, la pianificazione è inquinata, le decisioni sono basate su stime mai aggiornate.
Tutto questo per evitare di fare una cosa semplicissima: prendere atto che il piano iniziale non è più valido e aggiornarlo.
Cambiare il budget in corso d’opera non è “barare”, né “ammettere di aver sbagliato”. È ammettere che la realtà cambia — e che i piani devono seguirla.
La letteratura sulla gestione dei progetti (PMI, 2021) evidenzia che le organizzazioni che adottano pratiche di monitoraggio continuo e adattamento attivo durante l’esecuzione dei progetti ottengono migliori performance, sono più resilienti e portano a termine i progetti con maggiore successo.
In letteratura, è ampiamente riconosciuto che aggiornare regolarmente le previsioni migliora l’accuratezza dei dati, riduce i disallineamenti operativi e favorisce decisioni più informate. Anche nel contesto dei progetti venduti, adottare pratiche di budget review continua permette di gestire meglio le risorse e anticipare gli scostamenti, rendendo l’esecuzione più solida e coerente con gli obiettivi iniziali.
Fare una review significa rimettere in asse chi vende, chi gestisce e chi lavora.
Su wethod, puoi aggiornare il budget in ogni momento. Aggiungi o togli giornate, vedi immediatamente l’effetto sulla marginalità, e soprattutto… lo vedi riflesso in pianificazione.
Il team planner si allinea, le persone si spostano solo se davvero hanno finito. E nella sezione Insight, puoi vedere l’andamento di tutti i progetti, per pm, per tipologia o per cliente.
Perché lavorare meglio non significa indovinare tutto al primo colpo. Significa sapere quando aggiustare il tiro — e farlo in modo trasparente.
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